「問い合わせフォーム営業がいいって聞くけど、やり方がわからない」このように悩む担当者は少なくないでしょう。
効率よく取り組むには、ポイントを押さえながら実施する必要があり、無作為に行っただけでは時間を浪費して終わってしまうことも考えられます。
この記事では、問い合わせフォーム営業を行うメリットから実施するステップ、反応率を高めるためのポイントについて解説します。
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問い合わせフォーム営業とは？
問い合わせフォーム営業とは、法人がサイト上に設置している問い合わせ専用フォームに営業メールを送る手法です。
企業に寄せられるあらゆる相談窓口として、問い合わせフォームが設置されています。
そのため、営業メールを送ること自体は問題ありませんが、面識のない企業へアプローチすることは、クレームが発生するリスクもはらんでいることに注意が必要です。
問い合わせフォーム営業2つのメリット
問い合わせフォーム営業のメリットには、以下の2つが挙げられます。
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ここではそれぞれに分けて解説しますので、詳しく見ていきましょう。
1.確度の高いアポイントを取得できる
確度の高いアポイントを取得できることが、問い合わせフォーム営業のメリットです。問い合わせフォーム営業が確度の高いアポイントにつながる理由には、以下の2つが挙げられます。
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問い合わせフォームに届くメッセージは、決裁者が確認している場合があります。
なぜなら、問い合わせフォームへ寄せられるメッセージは、顧客からの要望や取材依頼なども入ることが理由です。
そのため、マネージャーや取締役などの決裁権を持つ人が、問い合わせへの対応方法を決めていることもあります。
この傾向は、中小企業などで強くなる傾向です。また、相手先の課題と自社の提案がマッチすれば、返信確率が高まることにつながります。
2.接点がない企業へアプローチできる
これまで接点がない企業へアプローチできることも、問い合わせフォームからコンタクトを取れることもメリットです。
従来、企業へコンタクトする場合、名刺交換の履歴の有無を確認することが一般的な手法といえます。
その際、名刺情報がなくても、問い合わせフォームからであれば企業の総合窓口へアプローチが可能です。
問い合わせフォーム営業2つのデメリット
問い合わせフォーム営業のデメリットには、以下の2つが挙げられます。
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ここではそれぞれに分けて解説しますので、詳しく見ていきましょう。
1.フォームに直接手打ちしなければならない
メルマガ配信などとは異なり、企業個別の問い合わせフォームには、本文を直接手入力しなければならないことがデメリットです。
また、問い合わせフォームごとに、文字数制限が異なる点にも注意してください。さらに、送信できなかった場合に原因を特定し、臨機応変に対応することが必要です。
そのため、効率的にフォームへ入力する仕組みを作ることなどが求められます。
2.数をこなさなければならない
問い合わせフォーム営業は、ゼロから関係性を構築するため、数をこなさなければなりません。一般的にメール営業の反響率は「約0.2〜0.4％」とされており、10件の反響が欲しいと考えた場合、最低でも2,500件は送付する必要があります。
そのため、事前に送付先のターゲットリストは多めに確保するようにしてください。また、反響率は冒頭のタイトルなる部分や本文、構成を工夫することによって高めることができます。
問い合わせフォーム営業を実施する4ステップ
問い合わせフォーム営業を実施するステップとして、以下の4つが挙げられます。
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ここではそれぞれに分けて解説しますので、詳しく見ていきましょう。
1.ターゲットの選定・リストアップ
問い合わせフォーム営業を行う際、ターゲットの選定・リストアップする必要があります。問い合わせフォームが設置されている企業を調べながら、実施するのはとても効率が悪く、少しでも効率的にアプローチするためにリストアップしておきます。
リストアップする際、問い合わせフォームを設置しているかだけではなく、業種・規模なども記載し、ターゲットとする顧客層をピックアップすることが重要です。
2. 文章作成
送信する内容及び文章を作成します。ターゲットリストを作ったら、企業の問い合わせフォームへ入力していきたくなりますが、事前に送信する内容を固めておくことが大切です。
送信すべき内容は、企業の業種業態や規模などに応じて調整する必要がありますが、大まかな流れは共通しているため、事前にフォーマットを作成しておきます。具体的な構成や文章に関しては、のちほど詳しく解説します。
3.問い合わせフォームへの入力と送信
送信する内容が固まったら、実際に問い合わせフォームへ入力し、送信します。送信する際、自社の情報が適切に書けているかや宛先が誤っていないかなどを確認したうえで送りましょう。
とくに、作成したフォーマットをコピー＆ペーストしていく場合、送信先ごとに変更すべき点を変更できているかを確認することが重要です。
たとえば、せっかく内容に興味を持ってもらえたとしても、社名に誤りが合った場合は失礼だと感じて返信しないことにもつながりかねません。
4.反響があった企業の対応
問い合わせフォームへの送信が終わったら反響を待ち、レスポンスをくれた企業へ個別に対応します。その場合、できるだけ早くアプローチをかけるように心がけてください。
問い合わせフォーム営業においては、反応があった企業は興味関心がある可能性が高く、成約率は高い傾向にあります。
そのため、商談調整と併せて、具体的なニーズや予算感などを確認しておくことで、効果を最大限高めることを期待できるでしょう。
問い合わせフォーム営業で効果を高める文章構成のポイント
問い合わせフォーム営業で効果を高める文章構成のポイントは、以下の通りです。
1.自社の情報：失礼に当たらないように情報を開示する
【例文】
問い合わせフォームからのご連絡、失礼致します。
私は〇〇株式会社〇〇部の〇〇と申します。
2.連絡の目的：冒頭に連絡した理由・目的を示す
【例文】
御社のWebサイトを拝見させていただいたところ、弊社が提供しているサービス〇〇がお役に立てると思い、連絡させていただきました。
3.製品やサービスで実現できること：メリットではなく、ベネフィットを伝える
【例文】
弊社が提供している〇〇を導入していただいたことで、最大25.8％のコスト削減を実現した事例もあります。
4.利用しなかった場合の不利益：人間心理を利用したテクニック
【例文】
ただいま5社限定で1か月無料トライアルを実施しております。しかし、残り2枠となり、すでに試していただいている企業様からも高評価をいただいています。枠が埋まり次第トライアルは終了してしまいますので、少しでも関心をお持ちいただけましたら、お話の機会だけでもいただければと思います。
5.取ってほしいアクション：具体的にどう行動すればよいか記載する
【例文】
もし少しでもご興味をお持ちいただけましたら、オンラインもしくは訪問のうえ、ご説明させていただきたく存じます。以下の日程のご都合はいかがでしょうか。
＜日程候補＞
〇月〇日（〇）14：00～15：00
〇月〇日（〇）10：00〜11：00
〇月〇日（〇）16：30～17：30
もしこれらの候補日でご都合がつかない場合は、御社のご希望日をご教示いただけますと幸いです。
問い合わせフォーム営業のリスクを低減させる5つのポイント
問い合わせフォーム営業のリスクを低減させるポイントには、以下の5つが挙げられます。
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ここではそれぞれに分けて解説しますので、詳しく見ていきましょう。
1.サイトポリシーには必ず目を通す
企業のWebサイトには、サイトポリシーが設置されています。サイトポリシーには利用上の禁止事項や注意点が書かれているため、必ず事前に確認してください。
問い合わせフォームなどへの営業行為が禁止されている場合は、リストから外す必要があります。サイトポリシーには利用ルールが書かれており、利用規約の名目で注意点などが記載されていることも考えられるでしょう。
Webサイトを活用した営業が禁止されている場合においては、問い合わせフォームからの営業を控えるようにしてください。
2.営業メールNGのフォームには送らない
問い合わせフォームのページ内に「営業メールお断り」などの文言が書かれていないかにも気を払ってください。
営業メールお断りの文言がある問い合わせフォームへ連絡しても、反応を得られる可能性は低く、クレームに発展するおそれも考えられます。
これは、相手側企業も数多くのメールが届いたことなどを理由に、一切の対応をしないと決めていると推測できるでしょう。
そのため「営業メールNG」と明記されている企業についても、リストから外すようにしておくことが無難です。
3.エンドユーザー向けのフォームには送らない
企業サイトには、採用や顧客向けなどのエンドユーザー向けの問い合わせフォームが設置されている場合があります。
このように明確に役割が示されている専用フォームには、メールを送らないようにしてください。悪印象を与えやすく、担当者に届かないケースがほとんどです。
そのため、問い合わせフォーム営業を実施する際、あらゆる問い合わせを受け付けている総合窓口に限ってメールを送るようにしましょう。
4.連絡停止の依頼が来たら送信しない
問い合わせフォームから営業メールを送った場合、相手先企業から連絡停止のお願いが返信として来ることがあります。そのような要望を受けたときには、問い合わせフォームからの営業は控えてください。
たとえば、電話勧誘などにおいては、相手に迷惑だと感じさせる行為は法律違反に該当します。現在、問い合わせフォーム営業に関する迷惑行為は、法律に定められていません。しかし、注意をしておかなければ、クレームに発展するリスクを高めてしまうでしょう。
そのため、ターゲットリストのうえでも、連絡してはいけない企業については誰が見てもわかるように明確にしてください。
5.メールを送る間隔は2週間以上空ける
メールを送る間隔が短すぎると、悪い印象を与えてしまうことにつながります。そのため、反響がないからといって、次のアプローチを立て続けに行うことは避けてください。
問い合わせフォームの受付担当が変わることも考えられます。しかし、少なくとも2週間〜1ヶ月はメール送信は控えましょう。
自分のことと置き換えるとわかりやすいかもしれませんが、営業メールを高い頻度で送られると不信感を与えてしまう原因となります。
問い合わせフォーム営業の反応率を高めるための2つのポイント
問い合わせフォーム営業の反応率を高めるためのポイントには、以下の2つが挙げられます。
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ここではそれぞれに分けて解説しますので、詳しく見ていきましょう。
1.送信する曜日・時間を意識する
問い合わせフォームから営業をかける場合、送信する曜日や時間を意識することが反応率を高めるためのポイントです。一般的に開封率が高いタイミングとしては、以下の2つが挙げられます。
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平日の朝や日中が反応を得やすいのには、メールチェックする人が多く、目に留まりやすいことや気持ちにゆとりがあることが理由です。具体的な時間としては、7〜8時頃と10時頃のタイミングをおすすめします。
週の半ばが反応を得やすい理由としては、月曜日は週末に溜まった対応に追われることが多く、フォーム営業にかける時間がないことが多いためです。
同じように金曜日も、その週にこなすべき仕事を整理する時間に充てることが多く、新規営業に構う暇がありません。
しかし、これらは一般的な企業に当てはまる事柄だといえるため、ターゲットごとに反応率が高まりそうなタイミングを狙って送ることが重要です。
2.ターゲットごとに文章を調整する
フォームを送る際、コピー＆ペーストして同じ文章をで送るのは得策とはいえません。企業ごとに文章を調節して送るようにすると反応率を高められるでしょう。
テンプレート感があるメールは、相手の関心を惹きつけにくく、悪い印象を与えてしまうことにつながります。特に、初めてアプローチする場合は、相手の情報も少ない場合がほとんどです。
しかし、最低限公式サイトは確認し、ミッションや事業内容から自社が役立ちそうなポイントを記載していく必要があります。
問い合わせフォーム営業に関するよくある3つの質問
問い合わせフォーム営業に関するよくある質問には、以下の3つが挙げられます。
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ここではそれぞれに分けて解説しますので、詳しく見ていきましょう。
質問1.問い合わせフォーム営業とは何ですか？
問い合わせフォーム営業とは、企業の公式Webサイトにある「問い合わせフォーム」から、アプローチを実施する方法です。
問い合わせフォームといっても、総合窓口からカスタマーサポート、注文窓口まであらゆる種類があります。問い合わせフォーム営業で連絡するのは「総合窓口」のみです。
カスタマーサポートなどへ送ると、反応を得られないばかりか悪印象を保たれてしまうおそれがあるため、注意してください。
質問2.問い合わせフォーム営業の反響率はどれくらいですか？
リードを獲得する手段は多岐にわたりますが、それぞれの反応率については、一般的に以下のように考えられています。
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問い合わせフォーム営業の反響率は3.5%とされており、ほかの手法よりも高いといえるでしょう。
しかし、これらの数値はあくまでも参考値となるため、業種業態や商材単価などによって実際の反応率が異なる点に注意が必要です。
質問3.問い合わせフォーム営業がうまくいかない理由は何ですか？
一般的なアプローチ手法と比較すると、反響率が高い問い合わせフォーム営業ですが、ポイントを押さえなければ、成果を出すことは難しいことだといえます。
失敗する理由には、以下のようなものが挙げられるでしょう。
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ほかの営業手法と同じように数×質を高め続けることが必要です。1回送って成功することはほとんどないため、毎回効果測定と改善を繰り返しながら根気強く取り組まなければなりません。
まとめ
問い合わせフォーム営業に関することを解説しました。問い合わせフォーム営業は、ほかのアプローチ手法と比較すると高い反応率が期待でき、効率よくリード獲得する効果を見込めます。
しかし、事前にサイトポリシーを確認する・ターゲットリストを作成する・文章調整をするなどの積み重ねが欠かせません。
この記事では、問い合わせフォーム営業のメリットや具体的な文章案についてご紹介しましたので、ぜひ参考にしてリード獲得につなげてみてください。
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