社内のDX化、またはリモート化に伴い、Google Workspaceの利用を検討しているけれど、具体的な内容について詳細を知りたいと思う方が増えてきました。
この記事では、Google Workspaceの基本的な知識から、主な機能や料金プラン、利用するメリットを解説しています。
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Google Workspaceとは？
Google Workspaceは、Googleが提供するクラウドベースのグループウェアであり、ビジネスの生産性向上を目指しています。
Gmail、Google Drive、Docs、Meetなどのアプリケーションを通じて、リアルタイムでのコミュニケーションと協業を実現し、リモートワークやオンライン教育に最適な環境を提供します。
Googleのクラウド技術に基づいて構築されているため、高度なセキュリティと拡張性が特徴で、場所やデバイスを問わずアクセス可能です。
法人向けには、より高度な管理機能とセキュリティを提供する有料プランがあり、社内のデータ管理や共有をさらに効率化できます。
Google Workspaceを利用する9つのメリット
Google Workspaceを利用するメリットには、以下の9つが挙げられます。
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ここではそれぞれに分けて解説しますので、詳しく見ていきましょう。
1.シンプルで直感的に操作できる
Google Workspaceの魅力のひとつは、シンプルさと直感的な操作性です。Googleが提供する多くのクラウド製品は世界中で何十億ものユーザーに愛用されており、使いやすさが高く評価されています。
たとえば、幅広い年齢層に利用されているGmailは直感的なインターフェースで知られ、教育機関でも採用が増えています。
Google Workspaceも、これら一般向けサービスと同様のユーザーインターフェースを採用しており、初めてのユーザーでも迷うことなく使用できるのが特徴です。
また、ビジネス環境に必要な機能やセキュリティの面においても強化されているため、業務の効率化に貢献します。
2.初期費用や運用負担が少ない
Google Workspaceは、サーバーの保守やセキュリティ更新などの運用をGoogleが一手に引き受けるため、利用企業の初期費用や運用負担が大幅に軽減されます。
このシステムにより、企業側はサーバー関連の煩雑な作業から解放され、他の重要な業務に集中できるようになります。
また、インターネット接続と基本的なデバイスがあれば、追加の設備投資なしで月額料金のみでサービスを利用でき、迅速な導入が可能になるという点もメリットです。
3.独自ドメインのメールが使用できる
Google Workspaceでは、ビジネスでのメール利用に最適な独自ドメインのメールアドレスを設定できます。
これにより、無料のGmailアカウントで生じる可能性のある企業信頼度やリスクの問題を解決し、ビジネスシーンにおいてプロフェッショナルな運用が可能です。
有料プランへの切り替えによって、企業名を含むカスタマイズされたメールアドレスを用いることで、資料請求や登録フォームへの記載時にも信頼性を高められます。
4.データ容量が大きくなる
Google Workspaceにアップグレードすると、ユーザーは無料アカウントの15GBを大幅に上回るストレージ容量が使えるようになります。
下記の表のように、プランに応じて1ユーザーあたり30GBから最大5TBまでの容量が使用でき、データの保存や管理に関する制約が大きく緩和されます。
プラン | 1ユーザーあたりのクラウドストレージ |
Business Plus | 5TB |
Business Standard | 2TB |
Business Starter | 30GB |
Enterprise | 必要に応じて保存容量を増量可能 |
Business Starterプランでも無料版の2倍の容量を利用できるため、頻繁に容量不足に悩まされることが減るのがメリットです。さらに高容量プランでは、大量のデータも余裕を持って管理可能です。
5.管理機能を追加できる
Google Workspaceへの移行により、無料アカウントでは実現できない高度な管理機能の使用が可能です。
パスワードポリシーのカスタマイズや迷惑メールフィルタ、広告の無効化など、ビジネスに欠かせないセキュリティ機能が充実しています。
また、不正アクセスやデバイスの不正使用を検知するアラート機能、遠隔でのデバイス管理、2段階認証の強制適用など、企業の情報セキュリティを強化するための機能が提供されます。
この機能により、企業は情報の漏洩リスクを低減し、管理者が社内のアクセス権限を効果的にコントロール可能です。
6.セキュリティが向上する
Google Workspaceの導入によりセキュリティ管理が大幅に強化されます。
管理者は専用の管理コンソールを通じて企業内のユーザーを一括で管理可能になり、Googleドライブなどで作成されたファイルのセキュリティリスクを効果的に抑制できます。
不正なアクセスや情報漏えいの危険性を減らすため、社員一人ひとりにファイルの閲覧・編集権限を設定することが可能です。
また、管理者が全体のアクセス権を一元的に制御します。これにより、企業情報の保護と適切な情報共有が実現されます。
7.テレワークがしやすい
Google Workspaceは、インターネットがあればどこからでもデータへのアクセスが可能なクラウドベースのツール群を提供しています。これは、テレワークが非常にしやすくなることを意味しています。
自宅や移動中でも、スマートフォンやパソコンから簡単に仕事のデータを閲覧・編集することが可能です。
オフライン時でも作業を進められ、あとで自動的にアップロードされる機能も備わっています。データアクセスのために必ずオフィスに行く必要がなくなるため、柔軟な働き方ができます。
8.機能連携で活用幅が広がる
Google Workspaceでは、メールやチャット、カレンダーなど多様な機能が互いに緊密に連携し、使用者の作業効率を大幅に向上させます。
全ての機能が管理ダッシュボードからアクセスできるため、管理のしやすさも特徴のひとつです。
たとえば、メールやチャットでの会話から自動的にカレンダーへの予定登録が可能となるなど、異なる機能間でのシームレスなデータのやり取りが実現しています。
これにより、他のサービスと比較して、作業の手間を省きつつ、より幅広い活用が可能になります。
9.コミュニケーションが活性化する
Google Workspaceによって、いつでもどこでもチームメンバーとコミュニケーションが取れるようになり、チームワークが活性化します。
Googleカレンダーでのスケジュール管理や、ドキュメントのリアルタイム共有・編集機能を通じて、効率的なコラボレーションが実現可能です。
さらに、Gmailなどすでに多くのユーザーが日常的に使用しているサービスをビジネスシーンでも活用できるため、操作の簡単さもGoogle Workspaceの大きなメリットです。
直感的なインターフェースにより、パソコン操作に不慣れな人でもスムーズに取り組め、組織内コミュニケーションの促進につながります。
Google Workspaceの主な機能
Google Workspaceは、組織の生産性とコラボレーションを高めるさまざまな機能を提供しています。
Gmailでは独自ドメインを使ったメール送受信が可能です。優れたスパムフィルタリングや検索機能を備えています。
Google ドライブにはファイルの保存・共有ができ、Google ドキュメントやスプレッドシートを利用してリアルタイムでの共同作業やコメント機能、履歴管理が可能です。
また、Google カレンダーでのスケジュール管理、Google Meetによるオンラインミーティング、Google Chatでの気軽なメッセージ交換など、複数のサービスがシームレスに連携し、使い勝手の良さを実現しています。
ビジネス、教育機関、個人など、多岐にわたる用途での活用が可能です。
Gmail
Gmailは、ビジネス向けに特化したメールサービスであり、高度な検索機能や迷惑メールフィルタ（迷惑メールを99.9%遮断）、スマートリプライなどの機能を提供しています。
これにより、メール管理の効率が大幅に向上します。Googleの他のアプリケーション、たとえばGoogleカレンダーやGoogle Meetとの連携も容易です。
サイドパネルを利用することで、カレンダーやタスクなどの情報をひとつの画面で確認できるため、作業の効率化が図れます。
Google カレンダー
Google カレンダーは、個人からチームまでスケジュール管理に適したオンラインツールです。パソコンやモバイルデバイスからアクセス可能で、イベントにリマインダーを設定できます。
Google Meetと一緒に使うことにより、Web会議の準備もスムーズになります。また、同じドメイン内のユーザー間では、自動で共通の空き時間を見つけ出し、会議室の予約も一括で可能です。
毎朝、その日のスケジュールをメールで受け取る機能もあり、一日の計画を立てやすくなります。
Google Meet
Google Meetは、ビジネスシーンで利用しやすいビデオ会議ツールです。
遠く離れた場所にいる人々との会議や面談、ウェブセミナーなどに利用できます。画面共有、チャット機能、録画、字幕表示など、ビジネスに必要な機能が充実しています。
Q&Aやアンケート機能を使えば、会議中に参加者からの質問を受け付け、効率的に回答することが可能です。
また、Googleカレンダーやメールからの招待リンクで簡単に参加でき、録画やホワイトボード機能も提供します。
参考：Google Meet
Google Chat
Google Chatは、チームの効率的なコラボレーションを支援するメッセージングプラットフォームです。
ダイレクトメッセージやグループチャットを通じてスムーズにコミュニケーションが取れ、Googleドライブのファイル共有やタスクの割り当てが簡単にできます。
Google Meetでの即時会議設定や、botを使った情報検索、スケジューリングなども可能です。特定のプロジェクトに専用のスペースを設け、最大8,000人のメンバーと進捗を管理できます。
また、チャットから直接Google Meetを立ち上げる機能もあり、手間なくビデオ会議を開始できます。
Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド
Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドは、チームで共同作業するための文書作成、表計算、プレゼンテーション作成ツールです。
これらの機能はそれぞれ、一般的なWord、Excel、PowerPointの機能に相当し、ブラウザを通してアクセス可能で、インターネット接続があればどこからでもファイルの作成や編集ができます。
これらのツールは複数人での同時編集をサポートし、作業内容は自動的にGoogle ドライブに保存されます。
また、アクションアイテム機能を用いて、特定の箇所にコメントと共にタスクを割り当て、自動メール通知を利用して効率的なチームワークを実現可能です。
Google フォーム
Google フォームは、Web上で公開可能なアンケートやフォームを手軽に作成できるツールです。
これを使えば、アンケートや問い合わせフォームなどを簡単に設計し、回答をリアルタイムで集計できます。
集計されたデータは自動的にGoogleスプレッドシートへ転送され、データ分析が容易になります。
社内外向けのフォーム作成に適しており、条件分岐機能により、回答内容に応じて質問をカスタマイズすることも可能です。
この機能により、回答者は不要な質問をスキップして必要な質問にのみ答えることができ、効率的なフォーム回答が促進されます。
Google Keep
Google Keepは、複数のユーザー間でメモを共有できるアプリです。
インターネット接続がない状況でも使える便利さがあり、直感的な操作性や音声メモ機能を搭載しています。音声での入力は自動で文字に変換され、メモの内容を簡単に記録できます。
また、Google Chromeの拡張機能やリマインダー設定など多様な機能を備えていて、メモだけでなくタスク管理にも利用可能です。
さらに、写真からテキストを抽出する機能もあり、情報の整理・管理がスムーズにできます。
これらのメモはGoogleアカウントのストレージ容量に影響を与えないため、気兼ねなく使用できるのも大きなメリットです。
Google Currents
Google Currentsは、Google Workspaceユーザー専用の企業向けSNSサービスです。
このプラットフォームを活用することで、ユーザー間のコミュニケーションや情報共有が容易になります。
社内掲示板のように使うこともできるため、組織内の連携を促進してスムーズな情報流通を実現することが可能です。
Google サイト
Google サイトを利用すれば、HTMLやCSS、JavaScriptなどのウェブ開発に関する専門知識がなくても、直感的にWebサイトを作成できます。
豊富なテンプレートの選択肢からデザインを選び、独自のカスタマイズを加えることが可能です。また、複数のユーザーとの共同作業も実現できます。
この機能により、自社の情報共有サイトやポータルサイト、部署内のプロジェクト管理サイトなど、さまざまな用途での利用が可能です。
Googleドライブとの連携もでき、組織内の特定のユーザーのみにアクセスを限定して公開することもできます。これにより、社内ポータルや学校の内部向けサイトとしての活用も容易になります。
Google ドライブ
Google ドライブは、ファイルの保存、アクセス、共有を一ヶ所で管理できる便利なクラウドストレージサービスです。
スマートフォンやタブレット、パソコンからいつでもどこでもアクセス可能で、Google ユーザー間でのファイル共有が簡単に行えます。
また、Googleの先進的な検索技術とAIを利用して、必要なファイルを迅速かつ正確に見つけ出せます。
ファイルはリアルタイムでの共同編集が可能です。特定のユーザーにのみアクセス権を与えることもできます。
OfficeファイルもGoogle ドライブにアップロードすることでブラウザ上にて直接編集でき、Officeファイルの編集から共有までをGoogle ドライブ上で完結できます。
Jamboard
Jamboardは、55インチの4Kタッチスクリーンを備えたクラウド型デジタルホワイトボードで、ミーティングでのメモや画像の作成、リアルタイム共有が可能です。
ハードウェアがなくても、パソコンやタブレットからJamboardの機能を利用できます。Google Meetと連携してビデオ会議中も編集や共有ができる便利なツールです。
Cloud Search
Cloud Searchは、Google Workspace内の複数のアプリケーションにわたる情報を一括検索できるサービスです。
Gmail、Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、カレンダーなどのデータを効率的に検索可能です。
人工知能によるアシスタント機能が日々の業務に関連する情報を提示し、どこからでも簡単に必要な情報にアクセスできます。
このサービスはBusiness Standard、Business Plus、Enterpriseプランのユーザーが利用できます。
Valut
Valutは、Google Workspace内のデータを安全にアーカイブし、保護する機能を提供しています。
企業の重要な情報を保持し、必要に応じてそれらを検索・閲覧できる状態を保つことが可能です。
とくに法務部門でのデータ収集や、社員の退職に伴うデータの損失を防ぐのに役立ちます。この機能はBusiness PlusおよびEnterpriseプランのユーザーが使用できます。
Google エンドポイント管理
Google エンドポイント管理は、組織内で使用されるさまざまなデバイスのセキュリティを向上させるツールです。
このツールにより、スマートフォン、タブレット、パソコンなど、あらゆるデバイス上でのデータ保護ができます。
万が一のデバイス紛失や盗難の際には、遠隔でデバイスをロックしたり、機密データを消去したりする機能を提供します。また、特定のセッションへのアクセス制限も可能です。
Android、iOS、Windows、Chrome OS、Linux、macOSに対応しています。これにより、組織のデータ保護とセキュリティ管理が一段と強化されます。
管理コンソール
管理コンソールは、組織のニーズに応じてGoogle Workspaceを効率的に管理するための中心的な機能です。
この管理ツールを使用することで、管理者はユーザーアカウントの作成、デバイス管理、セキュリティ設定の調整など、さまざまな操作を一ヶ所から管理できます。
2段階認証の設定やセキュリティキーの導入、リモートでのデバイスロックなどのセキュリティ機能を通じて、企業データの安全性を高めることが可能です。
また、組織が支給するスマートフォンの管理にも対応しており、アプリの制限やアクセスログの確認など、デバイス管理を徹底できます。
これにより、紛失や盗難時のリスク管理や、私的使用の防止など、企業のセキュリティポリシーを強化することが可能です。
Google Workspaceの料金プラン
Google Workspaceの利用には、ユーザー1アカウントあたりの料金が必要です。下記の表を参考にしてください。支払いは年払い、もしくは月払いから選べます。
プラン | 年払いプラン（1ユーザー） | 月払いプラン（1ユーザー） |
Business Plus | 22,032 円 / 年 （1ヶ月：1,836円） | 2,203 円 / 月 |
Business Standard | 14,688 円 / 年 （1ヶ月：1,224円） | 1,469 円 / 月 |
Business Starter | 7,344 円 / 年 （1ヶ月：612円） | 734 円 / 月 |
Enterprise | ※プラン、料金共に詳細は個別にお問合せ | ※プラン、料金共に詳細は個別にお問合せ |
※2024年3月現在
導入時のサポートは無料で、無料試用期間も対象に含まれます。
Google Workspaceのセットアップ全般、メール設定のサポートやドメイン所有権の証明など、設定や操作に関する支援も無料で提供可能です。
Google Workspaceとはでよくある3つの質問
Google Workspaceでよくある質問には、以下の3つが挙げられます。
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ここではそれぞれに分けて解説しますので、詳しく見ていきましょう。
質問1.Google Workspaceは無料で利用できる？
Google Workspaceは、無料と有料のプランを提供しており、利用目的や規模に応じて選択できます。
無料プランでは、GmailやGoogleカレンダーなどの基本的なサービスを個人利用でき、15GBのストレージが利用可能です。
教育機関向けにはGoogle Workspace for Educationが無料で提供されており、小規模事業者向けには最大25人まで利用可能な「Google Workspace Essentials Starter Edition」があります。
一方、ビジネスでの利用には、有料プランが推奨されています。プランによってビデオ会議の参加者数上限やストレージ容量、セキュリティ機能が異なり、ビジネスのニーズに合わせて選択可能です。
有料プランでは、自社ドメインでのGmail利用、詳細なユーザー管理機能、拡張されたストレージ容量など、ビジネス運営に必要な高度な機能を提供しています。
質問2.Google Workspaceをスムーズに導入するには？
Google Workspaceの導入を成功させるためには、具体的な目標設定、適切なプランの選択、そして充実した運用サポートの活用が鍵となります。
まず、導入の目的をはっきりさせることが大切です。これは、活性化したいコミュニケーションの種類や、強化を目指すセキュリティレベルによって異なります。
目的に応じて最も適した機能の活用方法が変わるため、目標を明確にすることが効果的な導入への第一歩です。
次に、自社に最適なプランを選びます。Google Workspaceにはさまざまなプランがあり、それぞれが提供するビデオ会議の参加可能人数、ストレージの容量、サポートの質、セキュリティ機能が異なります。
自社のニーズに合わせて最適なプランを選定することが重要です。
最後に、導入後の運用サポートを有効に活用してください。導入が完了した後も、スムーズな運用や目標達成のためには定期的な効果測定と改善が必要です。
運用中に問題が発生した場合は、運用サポートを利用して解決策を探ることが推奨されます。
質問3.現在使用しているソフトウェアをGoogle Workspaceに置き換えることは可能？
Google Workspaceへの移行は可能です。Microsoft Officeなど他のソフトウェアで作成されたファイルも互換性があるため、問題なく取り扱えます。
Google Workspaceのアプリケーションは、インストール不要であらゆる端末に対応しているため、さまざまなデバイスからのアクセスが可能です。
まとめ
Google Workspaceの主な機能や料金プラン、利用するメリットを解説しました。
Google Workspaceは直感的な操作性で運用負担も少なく、テレワークを促進し、コミュニケーションを活性化させます。
また、Google Workspaceの主な機能として、GmailやGoogle カレンダー、Googleドライブなど、多彩で便利なツールが多く、セキュリティも強固です。
Google Workspaceを導入する際は、この記事を参考にしてみてください。業務の効率化、円滑な社内コミュニケーションの役に立つでしょう。
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